如今，在市檔案館開發(fā)咨詢服務(wù)處，擔(dān)負(fù)著檢索和查詢?nèi)蝿?wù)的只有幾臺(tái)電腦。過去，即使查詢一張簡單的勞動(dòng)合同，檔案館的工作人員也要翻閱十幾本甚至上百本案卷，耗時(shí)兩三天，而且漏查率非常高?，F(xiàn)在查詢者只要報(bào)出一個(gè)關(guān)鍵詞，工作人員輕點(diǎn)鼠標(biāo)，只需一兩分鐘就能查到檔案是否在館，放在哪本案卷里，準(zhǔn)確率非常高。從2004年啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目以來，經(jīng)過6年的努力，已經(jīng)有五分之四的館藏民生檔案完成了計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。
從人工檢索到計(jì)算機(jī)操作，數(shù)字化管理是檔案館未來的發(fā)展方向。2004年，隨著“政府上網(wǎng)工程”和辦公自動(dòng)化的實(shí)施，數(shù)字檔案館建設(shè)被提到市檔案館業(yè)務(wù)工作的日程。2005年，市檔案館開始在接待窗口應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)軟件為百姓提供查詢服務(wù)。
數(shù)字檔案館建有10個(gè)專門數(shù)據(jù)庫，其中的民生檔案數(shù)據(jù)庫還建有10個(gè)子專題數(shù)據(jù)庫，10萬卷（冊(cè)）檔案條目已錄入完成，實(shí)現(xiàn)窗口微機(jī)檢索147萬條，47454卷館藏永久檔案中有70.5％完成了文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，百姓可以在市檔案館查詢包括招工檔案、學(xué)生檔案、調(diào)轉(zhuǎn)檔案、知青檔案、復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)檔案、醫(yī)療鑒定檔案、公證檔案、涉外婚姻檔案、勞模檔案在內(nèi)的9類民生檔案。但因?yàn)?990年以后產(chǎn)生的檔案未到保管年限，還未移交給檔案館，所以大部分民生檔案的查詢年限都在1990年以前。另外，1976年以前的知青檔案不全，1976年以后的大部分是在盤錦下鄉(xiāng)的知青檔案，還有一部分是在海城下鄉(xiāng)的知青檔案。如果要查詢?cè)谂_(tái)安、岫巖等其他地區(qū)下鄉(xiāng)的知青檔案，可以直接咨詢地方檔案部門。
值得一提的是，在數(shù)字檔案館的專門數(shù)據(jù)庫中，人名數(shù)據(jù)庫為檔案檢索查詢提供了極為方便快捷的條件。目前在市檔案館，查詢效率最高、漏查率最低的查詢方式就是人名查詢。查詢者只要準(zhǔn)確報(bào)出查詢內(nèi)容所涉及的人名，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就能在最短的時(shí)間內(nèi)檢索出與之相關(guān)的檔案。查詢者所需的檔案是否在館，具體所在的卷宗冊(cè)頁，都一目了然。另外，這種人名檢索方式還被應(yīng)用到市檔案館網(wǎng)站建設(shè)中。百姓登陸“鞍山市檔案信息網(wǎng)”，同樣可以通過人名檢索出所需檔案的相關(guān)信息。
