所謂數字檔案館，是將計算機技術、通訊技術以及與之相關的軟件技術用于檔案館的信息采集、處理、存儲、檢索和傳輸的信息管理系統。相對于電子政務，也可稱之為電子檔案館。相對于傳統的實體檔案館，又可稱之為虛擬檔案館。
我國各級綜合檔案館的檔案主要來自于黨政機關，是政務信息的重要組成部分，數字檔案館的建設理應成為電子政務建設的題中應有之義。然而，我國數字檔案館建設就整體而言，一是與電子政務的進程比相對滯后；二是自身發展極不平衡，差距懸殊。數字檔案館建設的理論研究和實踐探索亟待加強。本文試從檔案館領導者的角度談談對數字檔案館建設的幾點認識。
一、數字檔案館建設的動因
建設數字檔案館的動因來自外部和內部兩個方面。
從外部來看，一是電子政務的推動。隨著電子政務的迅猛發展，許多地方都把檔案信息資源作為政務信息的一個組成部分，統籌規劃，給予投入，數字檔案館的建設成為電子政務發展的必然要求。二是檔案信息化的推動。國家檔案局在2002年提出了推進檔案信息化建設的任務，2002年發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，使數字檔案館的建設有了宏觀依據。同時，北京、上海、青島、深圳等先進檔案館的示范效應，也有力地推動了數字檔案館建設的進程。三是信息技術的推動。信息技術的飛速發展，使其應用成本不斷下降，應用普及越來越快，計算機不再是少數人壟斷可望不可即的武器，而日益成為人們桌頭案前必不可少的工具。這就使得數字檔案館的建設有了現實的可能性。
從內部來看，一是檔案接收的需要。隨著計算機的應用和普及，各單位產生了大量的電子文件。按照國家質量監督檢驗檢疫總局發布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》和國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，這些電子文件中的一部分將作為電子檔案歸檔保存并在適當時候接收進館。而不采用信息技術，檔案館就無法實現電子檔案的接收、管理和利用。二是檔案管理的需要。一個檔案館少則幾萬卷，多則上百萬卷，在傳統檔案館里，對這些檔案的整理、編目、鑒定、保管和統計都要靠手工來完成。由于檔案數量太多，這些業務基礎工作長期滯后，成為制約檔案開放和利用的瓶徑。隨著檔案的不斷接收進館，工作量有增無減，往往是舊賬未清，新賬又欠。傳統的方式主要是靠增加人員來解決。而人員又不可能無節制地增加。在數字檔案館條件下，將實現管理的自動化，可大大降低運行成本,減輕勞動強度，提高工作效率。同時，它又可以解決許多手工條件下難以解決的問題，如檔案的查重問題，在過去幾乎是不可想象的，而在計算機條件下則變得輕而易舉。三是檔案利用的需要。檔案館是公共服務部門，隨著我國社會主義民主政治進程的深入，在信息公開的原則下，公民利用檔案信息的呼聲越來越高。傳統方式查找檔案速度慢，查全率和查準率低，利用者只能到檔案館里查閱，使檔案利用長期處于“查查看，找到算”的局面，許多利用者都是期盼而來，失望而返。數字檔案館則使檔案館的服務功能有了質的飛躍，既可做到檔案查詢又快又準，又可實現檔案遠程查詢，達到提高工作效率、便于信息公開和方便服務對象的目的。
二、數字檔案館建設的內容
數字檔案館建設的目標就是通過利用“超大容量數據庫”等技術，使檔案館成為各種形式的檔案信息（文字、聲音、圖像、音像等）存儲、處理和檢索的中心。目前，數字檔案館建設的任務主要是搞好“三網一庫”建設。
內網建設。即建立檔案館局域網。通過布網和軟硬件的配置，將計算機放到每個工作人員的案頭。其目標是實現檔案業務流程的自動化，在網絡狀態下進行檔案信息的儲存、處理和傳輸。同時，逐步實現檔案館辦公自動化。
專網建設。即與政務網聯通。其目標一是作為政務網的用戶實現政務網所要求的任務；二是為政務網上的用戶提供檔案服務；三是實現網上立檔單位電子檔案的接收進館。專網建設要求與網上單位要能夠實現互動，處理相關事務。
外網建設。即在互聯網上建立公共網站。其功能一是實現檔案遠程查詢，使利用者不用到檔案館就可在網上查到自己所需要的檔案；二是作為檔案館的窗口，向社會宣傳自己，傳播檔案知識；三是采集自己需要的各種信息。在網站建設中，目前普遍存在的問題一是重建輕管，內容不能及時更新，沒有建立起網站的正常運行機制；二是網站內容特別是檔案查詢過于專業，使上網的普通公民看不懂，不會查。
數據庫建設。這是數字檔案館建設的核心，因為檔案館的基本功能就是檔案的存儲和利用。同時它也是數字檔案館建設的瓶徑，因為其工作量浩大。檔案數據庫從層級上說，有案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫、專題文件數據庫、文件級（圖像）數據庫和全文檢索（文本）數據庫等。從載體形態上說，有紙質檔案數據庫、照片檔案數據庫、錄音檔案數據庫、多媒體檔案數據庫等。其中文件級目錄數據庫是全部數據庫的基礎，應優先安排。在數據庫建設中，需要注意的是，一要盡可能地利用過去已建的數據庫，將其數據轉入新的系統，做到原有數據不廢；二要堅持同一數據只錄入一次的原則，即無論建多少個數據庫，已錄入的數據都可重復使用，做到不重復錄入；三要堅持數據的可轉換性，能夠根據需要導入導出。
在“三網一庫”建設中，內網是基礎，數據庫是核心，網站是重點。上網內容與上網用戶在三網中成反比關系，即內網、專網和外網的上網內容依次遞減，而上網用戶則依次遞增。當今信息技術的發展日新月異，軟硬件的更新換代周期均為18個月左右，檔案人員對信息技術的應用隨著實踐的深入也在不斷深化，檔案工作本身也在不斷發展。這些都要求我們要把“三網一庫”作為一個動態的過程來建設，它不可能是一勞永逸的。因此，軟硬件的配置，應該是可升級、可更改和可擴充的。
三、數字檔案館建設的原則
1.用戶導向原則。無論內網、專網、外網，還是數據庫，絕大多數的用戶是使用者和操作者，而設計則是少數人的事情。這就要求在軟件設計時，設計者一定要站在用戶的角度來考慮問題。對大多數用戶來說，他們關心的不是使用何種技術和方法等這些后臺的東西，而是操作簡便，查找迅速。因此設計一定要人性化，圍繞用戶需求提高服務的可接近性和信息的易獲得性。如對利用者來說，它上網的目的就是要找到自己所需要的檔案，而且越快越好，而建立網站的中心任務就是提供檔案遠程查詢服務。因此，在設計網站時，一定要由以“我”為中心轉變為以利用者為中心，設計理念不是我要做什么，而是我能為你做什么，按用戶上網查詢的習慣來設置欄目和檢索路徑，并向雙方互動和事務處理方向發展。
2.建用同步原則。數字檔案館的建設是一個長期的過程，不可能一蹴而就。要堅持邊建設邊使用，建設為了使用，使用促進建設，在使用中改進和提高。特別是在建設初期要，要運用二八定律，力爭以最小的成本換取最大的效益。即在整體規劃下，對要做的工作進行優先排序，急用先上，選取合適的突破口先行啟動，把那些利用頻率高及需要重點保護的檔案首先數字化，盡快投入使用。這樣就使內部工作人員和外部利用者都能感覺到數字檔案館的有效和便利，對外可滿足社會利用檔案之急需，對內可堅定數字檔案館建設的信心。
3.小步快走原則。數字檔案館的建設周期長，信息技術又處在發展中，各個檔案館數字化的基礎和條件也不同，因此，一定要從本館的實際出發，在總體規劃下，小步快走，滾動發展。不打無準備之仗，不打無把握之仗，務求每戰必勝，做到想得要大，起步要小，擴張要快。
4.管理創新原則。數字檔案館的建設要與檔案管理創新相結合。它不是簡單地模仿和再現檔案館原有的業務和運行流程，而是對傳統的手工管理方式的改造和業務流程的再造，甚至可能改變檔案館原有的組織結構。數字檔案館的建設和應用與檔案業務和運行流程是在不斷地相互調適中發展的，需要逐步整合。如在傳統方式下，檔案的編目、鑒定、開放審查等都是由不同的崗位分別完成的，而在計算機條件下則可一步完成。
四、數字檔案館建設的組織
1.規劃設計于前。數字檔案館的建設是一項復雜的系統工程,一定要進行科學的調研和論證，堅持科學決策和民主決策。首先是制定規劃。既要有長遠的總體規劃，又要有階段的具體方案。其次是統一標準，依據已有的檔案信息化的技術標準，結合本館實際，在試驗可行的基礎上，制定出具體的實施細則和技術規范。再次，要做好人力、物力和技術等方面的準備。
2.協調調度于中。數字檔案館的建設是一項全新的工作，技術含量高，涉及到檔案館工作的各個方面，在實施過程中會出現各種各樣的矛盾和困難。因此，要精心組織，搞好協調調度，特別強調解決問題的及時性。可從兩個層面建立協調機制，一是由行政領導主持的工作調度會，主要解決人力、資金、進度、質量等方面的問題。二是由技術負責人主持的技術調度會，主要解決工作中遇到的技術難題。
3.管理維護于后。數字檔案館的建設和運行重在管理，可以說是三分技術,七分管理。要防止重建輕管的傾向。比如檔案數據庫的建設，有數百萬乃至上千萬個數據需要錄入、校對、整合，稍有不慎，就可能造成數據丟失或失真，損失將是災難性的。而在建設階段，這一點又特別容易被忽視。所以，要及時總結，強化管理，將數字檔案館建設的成果、經驗制度化，并抓好落實，建立起經常性的運行和維護機制。
以上三個方面既體現于數字檔案館建設的全過程，也體現于每個具體的工作階段，是一個不斷循環往復的過程。
五、數字檔案館建設的保障
1.思想保障。一要作為“一把手”工程。主要負責人對數字檔案館建設的認識和決心如何，關系到數字檔案館和進展。領導者信息化意識的強弱是數字檔案館建設能否成功的最重要因素之一。對“一把手”來說，不僅要有建設數字檔案館的理性思考，也要有引領其快速發展的足夠熱情。二要作為班子工程。數字檔案館建設資金和人力投入都比較大，在未見到效益時容易產生一些非議，這就需要領導班子統一思想，取得共識。沒有強有力的領導，各種資源就無法整合，矛盾沖突就無法協調，標準規范就無法統一，整體功能就無法實現。三要作為全員工程。數字檔案館與傳統檔案館雖是兩個不同的概念，但在實際工作中并不是截然分開的兩個毫無聯系的獨立系統，不是在實體檔案館以外再建一個數字檔案館，而是你中有我，我中有你，許多工作環節是相互融合的。因此，它不是少數人做的事情，必須全員參加，每個工作人員都要學會在數字檔案館條件下進行工作。
2.經費保障。數字檔案館建設需要投入,特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。首先要把握時機，積極爭取，把數字檔案館的建設列入電子政務建設規劃之中，統一安排資金，這樣才能保證前期投入到位。其次是在檔案館業務經費中，要向信息化重點傾斜。硬件的配置要與工作需要相一致，把有限的資金用好，不可盲目超前。資金不足的檔案館也可在總體規劃和可升級、可擴充、可更新的前提下，采取逐步投入、滾雪球發展的方法，工作開展到哪，軟硬件就開發配置到哪。
3.質量保障。質量是數字檔案館的生命。投入大量人力物力建設，如果因為質量差而不能用，不如不搞。要建立質量保障機制和體系，做到每一個環節、每一道工序責任到人并有據可查。如數據庫的建設，就可在數據庫結構中設置錄入者、校對者字段。既可以增強工作人員的責任意識，又便于查清責任，使問題得到及時解決。總之，要保證數據真實、完整和準確，即可用性，能用的才是最好的。
4.安全保障。數字檔案館建設必須從一開始就把安全放在重要位置，通過嚴格的安全制度和有效的技術手段，來實現三個目標。一是保障設備正常運行和不受外部病毒攻擊，實現網絡運行安全；二是通過三網隔離和權限設置，使檔案信息既得到有效利用，又不造成失泄密，實現檔案信息安全；三是數據庫應以不同的載體形態多套備份，做到異機、異地、異人保管，實現數據管理安全。
